A tárgyalók a modern irodák szerves részét képezik, és az ad hoc személyes megbeszélésektől kezdve az egésznapos értekezletekig számos célra használhatók. Egy-egy tárgyaló megfelelő kialakítása számos tényezőtől függ, melyeket az alábbiakban részletesen megvizsgálunk.
A tárgyalók kialakítását és a helyiségben használt eszközöket jellemzően az alábbiak határozzák meg.
Ez a legfontosabb kérdés. Az ad hoc irodai beszélgetések célját szolgáló tárgyalók nem igényelnek sok helyet, illetve felszerelést. Másfelől a konferenciatermeknek valószínűleg sokkal nagyobb befogadóképességgel és sokkal komolyabb technikai felszereltséggel kell rendelkezniük.
Ezt a rendelkezésre álló irodai tér mérete határozza meg. Ha tudjuk, mekkora helyre van szükségünk a munkához, az általában segít leszűkíteni a tárgyaló lehetséges funkcióinak körét.
Ez általában kéz a kézben jár a fentiekkel. Ha a fizikai tér nem korlátozott, akkor el kell döntenünk, hogy maximálisan hány résztvevő kényelmes elhelyezéséről szeretnénk a tárgyalóban gondoskodni. Ez egyben azt is eldönti, hogy milyen bútorokat, milyen elrendezést, illetve milyen eszközöket célszerű használni.
A tárgyaló az tárgyaló. Vagy mégsem? Hát, nem egészen. A tárgyalók rendeltetésük és funkcióik összetettsége szerint eltérőek lehetnek.
Ezek jellemzően kisméretű, néhány fő befogadására képes helyiségek. Fő funkciójuk, hogy helyet adjanak a kollégák spontán beszélgetéseinek és az ad hoc megbeszéléseknek. Ezek a helyiségek emellett egyfajta „fókuszszobaként” is szolgálhatnak, ahol az egyes munkatársak a nagyobb összpontosítást igénylő feladatokat vagy telefonhívásokat az irodai zajtól távol, zavartalanul végezhetik. Ennél a tárgyalótípusnál egy kisebb asztallal és néhány székkel is beérhetjük.
Ezek mérete széles skálán mozog, mindamellett kialakításuk jellemzően strukturáltabb, és előre ütemezett megbeszéléseknek adnak helyet, amelyek egy vagy akár több órán át is tarthatnak. Egy jól felszerelt tárgyalóban általában további eszközökre (pl. táblára, projektorra stb.) is szükség lesz.
A konferenciaterem tulajdonképpen a tárgyaló továbbfejlesztett változata, amely nemcsak a helyi résztvevők befogadására alkalmas, hanem konferenciahívások esetén a távolról bekapcsolódó kollégákkal való kapcsolattartást is megkönnyíti. A tárgyalókhoz hasonlóan a konferenciatermek mérete is eltérő lehet. Ami viszont jellemző, hogy a résztvevők számától függően mindegyikük speciális konferenciarendszerekkel van felszerelve. Az elmúlt években egyre elterjedtebbé vált, hogy a konferenciatermeket egy adott konferencia-platformra optimalizálják, például a Microsoft Teams Rooms-ra, amelyet azután a vállalatnál mindenki használ.
A Microsoft Teams Rooms a Microsoft Teams szoftveren alapuló, teljes körű konferencia-megoldás. Ennek segítségével nulláról tervezhető a konferenciaterem elrendezése és Microsoft Teams tanúsítvánnyal rendelkező audio-video eszközökkel történő felruházása.
Amikor a tárgyaló kialakításáról van szó, a következőket érdemes szem előtt tartani:
A helyiségnek vizuálisan kellemesnek és fizikailag kényelmesnek kell lennie. Ez szabályozható világítást és hőmérsékletet, valamint semleges színeket jelent. Ideális esetben a tárgyaló az iroda egy csendes szegletében található. COVID óta fokozott figyelmet kell fordítani a szellőztetési lehetőségekre (könnyen nyitható ablakok és ajtók), valamint a higiéniai termékek elérhetőségére (kézfertőtlenítő és hasonlók formájában).
A bútorok maguk legyenek ergonomikus kialakításúak, és hosszabb ideig használva is kényelmesek. Általában jó ötlet a gurulós székek használata. Ezek a csapatmunka során szabad mozgást tesznek lehetővé, valamint segítik az aktuális fizikális távolságtartásra vonatkozó irányelvek betartását.
Ha a tárgyalót előreláthatólag fogyatékkal élők is látogatni fogják, akkor meg kell oldani a tárgyaló akadálymentesítését. Ennek keretében többek között gondoskodni kell arról, hogy a bejárat és az átjárók elég szélesek legyenek a kerekesszékesek számára is, valamint, hogy a kijelzők a látássérült emberek elvárásainak is megfeleljenek.
A következő lépés a helyiség bútorokkal történő berendezése. Bár több tucat különféle elrendezési mód is szóba jöhet, a tárgyalók esetén a következők bizonyulhatnak a leghasznosabbnak:
A klasszikus elrendezés: a helyiség közepén egy vagy több asztal összetolva, körülötte székekkel. Remekül működik a legtöbb megbeszélési formánál és csoportméretnél.
Az U-alakban elrendezett asztalok lehetővé teszik, hogy egy-egy személy a központi térből bármely résztvevőhöz közelebb kerüljön. A legjobb megoldást kínálja azoknál a megbeszéléseknél, ahol az előadó szorosabb együttműködést szeretne kialakítani a többi résztvevővel.
Az U-alakú elrendezéshez hasonló, de a középső tér teljesen zárt. Ideális a fókuszcsoportos vagy egyéb olyan megbeszéléseknél, melyek egy központi moderátor részvételével zajlanak.
Itt az előadó egy mágnestábla, kijelző vagy kivetítő kíséretében a helyiség központi előadóterében, míg a többi résztvevő széksorokban vagy padokban foglal helyet. Tökéletes választás oktatási célú prezentációkhoz és olyan helyzetekben, melyeket egy előadó személy és a hallgatósága jellemez.
Az EPOS a konferencia-eszközök széles választékát kínálja a különféle tárgyalótermekhez: a hordozható kihangosítóktól kezdve az univerzális és intelligens videokonferencia-megoldásokig. Az EPOS választékában a tárgyalóterem elrendezésétől függetlenül biztosan megtalálod a számodra megfelelő audio- és videoeszközöket.
Amikor meglátogat egy webhelyet az tárolhat vagy lekérhet információkat a böngészőben, főként sütik formájában. Itt beállíthatja személyes cookie szolgáltatásokat.
Konverzió mérésre szolgáló cookie (azon felhasználók mérése és elérése, akik Google által kiszolgált hirdetésre kattintva jutottak el az oldalra és ott kitöltötték a regisztrációs űrlapot). Élettartam 140 nap.
Releváns és hasznos hirdetés a felhasználó számára; remarketing funkció (azon felhasználók elérése, akik már jártak az oldalon), konverzió mérés (azon felhasználók mérése és elérése, akik Facebook által kiszolgált hirdetésre kattintva jutottak el az oldalra és ott kitöltötték a regisztrációs űrlapot). Élettartama 180 nap.
We use HotJar to track what users click on and engage with on this site
